چگونه یک کنفرانس موفق برگزار کنیم؟

برای برگزاری یک کنفرانس موفق لازم است که نکاتی را رعایت کنیم. این نکات را ما در این مقاله برای شما گردآوری کرده ایم. با ما همراه باشید.

بنابراین شما تصمیم گرفته اید که یک کنفرانس برگزار کنید. عجب کاری!

شما باید برنامه ریزی کنفرانس را حداقل شش ماه قبل شروع کنید. (برای یک کنفرانس بزرگتر ، برنامه ریزی می تواند یک سال زودتر آغاز شود.) شما قسمت های متحرک زیادی را مشاهده خواهید کرد.

شما باید یک میلیون سوال در ذهن خود داشته باشید. از کجا شروع می کنید؟ چگونه می توانید بلندگوی مناسب تماس خود را پیدا کنید؟ کدام مکان بیشتر با نیازهای شما مطابقت دارد؟

نگران نباشید.

حقیقت این است که در حالی که سازماندهی یک کنفرانس یک تلاش دشوار است ، شما اولین کسی نیستید که با آن روبرو می شوید. نیازی به کشف مجدد چرخ نیست همه چیز پیروی از چند مرحله خاص است.

ما این راهنمای سطح بالا در مورد نحوه سازماندهی یک کنفرانس را آماده کرده ایم. این مراحل اولیه مربوطه را به شما نشان می دهد و شما را با ابزارها و مقالات ارزشمندی که کار شما را بسیار آسان می کند پیوند می دهد. این مراحل چندان طول نمی کشد – می توانید قبل از رزرو با سخنرانان احتمالی تماس بگیرید – اما آنها به شما این ایده را می دهند که ابتدا بر چه چیزی تمرکز کنید.

آیا آماده اید که این همایش را سازماندهی کنید؟

قدم اول: انتخاب موضوع

هر کنفرانس بزرگ به موضوعی نیاز دارد. پیام وحدت بخش سخنرانان شما چیست و مهمترین نتیجه برای شرکت کنندگان در کنفرانس چیست؟

بهترین موضوعات جذاب ، ارتباطی و احساسی هستند. شما می خواهید این کنفرانس انگیزه و محرک گفتگو باشد. تم شما باید آن را فعال کند.

به عنوان مثال ، “قوی تر به عنوان یک تیم” احتمالاً بهتر از “دستیابی به بهره وری بهبود یافته از طریق افزایش همکاری چند منظوره” است.

موضوع بیش از یک تجمع برای همه شرکت کنندگان است. او همچنین برند و تبلیغات شما را مدیریت می کند ، از طراحی لوگو گرفته تا هشتگ در رسانه های اجتماعی گرفته تا چاپ پوسترها ، بروشورها و سایر وثیقه های شما.

قدم دوم: یک تاریخ تعیین کنید

اکنون زمان تصمیم گیری در مورد زمان برگزاری کنفرانس شما است. همانطور که گفته شد ، این تاریخ باید از شش ماه تا سال آینده باشد.

همچنین باید بدانید مدت زمان کنفرانس چقدر است. اجماع صنعت نشان می دهد که یک کنفرانس با حدود 300 شرکت کننده دو روز کامل به طول می انجامد. کنفرانس های بزرگتر و عمیق تر حتی بیشتر طول می کشد.

در اینجا چند قانون کلی وجود دارد که باید در نظر داشته باشید:

تاریخی را انتخاب کنید که با رویدادهای مهم دیگر مانند جشنواره ها مغایرت نداشته باشد. رویدادهای سراسر شهر رزرو پروازها را گرانتر می کند و به طور کلی شما را از سفر به کنفرانس باز می دارد. به علاوه ، شما نمی خواهید که کنفرانس شما با رویدادهای بزرگ توجه رقابت کند.
وقتی مردم می خواهند به تعطیلات بروند از تعطیلات تابستانی و زمستانی خودداری کنید. بهتر است تاریخی را از اواسط مارس تا اواخر ژوئن یا اوایل سپتامبر تا اواخر نوامبر تعیین کنید.
هرگز در آخر هفته برای یک کنفرانس برنامه ریزی نکنید. برای اکثر شرکت کنندگان ، شرکت در یک کنفرانس بخشی از کار آنها است ، بنابراین برای این کار در طول هفته کاری برنامه ریزی کنید.
سعی کنید آخر هفته را هدف بگیرید تا شرکت کنندگان در سفر این فرصت را داشته باشند که در طول تعطیلات بمانند و از آن دیدن کنند. بهترین روزها برای یک کنفرانس پنجشنبه و جمعه است.
تعیین تاریخ به شما نقطه ثابتی می دهد که می توانید از آن برای برنامه ریزی بهتر آمادگی خود استفاده کنید.

قدم سوم: سخنرانان خود را آماده کنید

این ممکن است مهمترین مرحله از همه باشد. سخنرانان شما ستاره های کنفرانس شما هستند. شما می خواهید ترکیبی سازگار برای جذب شرکت کنندگان و اطمینان از تجربه حرفه ای داشته باشید.

یک راه مطمئن برای جلب توجه در اینجا این است که ابتدا یک بلندگوی عالی انتخاب کنید. کسی که در این زمینه شناخته شده و مورد احترام است. این کار اعتماد شما را به سایر سخنرانان بالقوه افزایش می دهد و شانس شما را برای ثبت نام افزایش می دهد.

شروع به جستجوی رهبران فکری کنید که روی موضوعات مشابه کنفرانس شما تمرکز می کنند. یک لیست اولویت از بلندگوهای بالقوه ای که می خواهید دعوت کنید ، ایجاد کنید. سپس شروع به برقراری این تماس ها و نوشتن این ایمیل ها کنید.

چندتایی این جاست:

غرامت: آیا برای مشارکت به مدرس یا غرامت دیگری نیاز دارم؟
تجهیزات پشتیبانی: آنها را از تجهیزات خاص فناوری اطلاعات یا سایر دستگاه ها تهیه می کنید؟
شرایط ویژه: آیا رژیم خاصی وجود دارد؟ آیا آنها برای حمل و نقل و اسکان نیاز دارند؟
همانطور که به تدریج مهلت ها را با بلندگوهای باکیفیت پر می کنید ، روی لیست کارهای انجام دهید.

قدم چهارم: همایش خود را تبلیغ کنید

شما در حال حاضر مکان ، سخنرانان اصلی ، برنامه کنفرانس خاص و وب سایت (یا صفحه رویداد) را برای راهنمایی افراد در اختیار دارید. از این پس تمرکز اصلی شما ترویج کنفرانس از طریق تمام کانال های موجود است.

اگر شرکت در کنفرانس شما رایگان نیست ، باید قیمت مناسب تعیین کنید. از یک سو ، هزینه کنفرانس ها باید به تامین هزینه های شما کمک کند. از سوی دیگر ، اگر نتوانید زمین مناسب را بدست آورید ، نمی خواهید ناامید شوید ، بنابراین روی یک سرمایه گذاری خوب سرمایه گذاری کنید. شما می توانید مقیاس حقوق کشویی را بر اساس وضعیت اشتغال افراد محاسبه کنید (به عنوان مثال ، دانشجویان هزینه کمتری پرداخت می کنند).

آیا کنفرانس خود را بصورت آفلاین تبلیغ می کنید؟ شما می خواهید یک بروشور با کیفیت بالا با دستور کار کنفرانس و پیوند قابل مشاهده به وب سایت یا سایت بلیط خود دریافت کنید.

شما چندین راه برای تبلیغ آنلاین کنفرانس خود با بودجه نسبتاً کمی دارید:

سایت های رسانه های اجتماعی (فیس بوک ، لینکدین ، ​​توییتر – همه چیز به مخاطبان شما بستگی دارد)
انجمن های مربوطه که شرکت کنندگان بالقوه می توانند در آن شرکت کنند (به عنوان مثال انجمن مهندسان که در آن می توانید کنفرانس فناوری خود را تبلیغ کنید)
شامل وبلاگ ها و اطلاعیه های مطبوعاتی است
اگر تبلیغات شما به شدت به رسانه های اجتماعی متکی است ، یک هشتگ جذاب را در نظر بگیرید که می توانید هر بار که برای کنفرانس آینده پست می گذارید از آن استفاده کنید.

به یاد داشته باشید که سخنرانان خود را تشویق کنید تا کنفرانس را در کانال های خود به مخاطبان ارائه دهند. آنها به این موضوع علاقه دارند و می توانند کنفرانس را به افرادی که علاقه بیشتری دارند ارائه دهند (به هر حال ، آنها قبلاً از سخنرانان شما خوششان آمده است ، درست است؟).

از روزنامه نگاران حوزه انتخابیه خود دعوت کنید تا کنفرانس را پوشش دهند – و شاید حتی در آن شرکت کنند. هنگام اتصال به رسانه ، بهتر است مکالمه خود را ساده و کوتاه (حداکثر تا یک صفحه) نگه دارید و عمدتا روی 5 وات (چه کسی ، چه ، چه زمانی ، کجا و چرا) تمرکز کنید.

منبع: billetto

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

به بالای صفحه بردن